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當(dāng)一個組織從零開始建立質(zhì)量管理體系，或者推翻既有體系重建一個全新的質(zhì)量管理體系時，以下四項(xiàng)基本原則就需要注意了。

01簡化程序

如何使建立的質(zhì)量管理體系符合法律法規(guī)要求？最有效的辦法是按照法律法規(guī)要求創(chuàng)建程序，或者采用符合法律法規(guī)要求的程序。聰明的人會把盡量多的要求納入到一個程序中。不少因程序過多而夭折的新組織，其程序的復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了法律法規(guī)的要求。

“出于一致性、符合性、安全性的考慮，創(chuàng)建的工作程序越多越好。”雖然這種想法可以理解，但是通常沒有必要。比如，如果公司對雇員養(yǎng)多少盆綠植、澆水頻率是多少進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，公司程序就走向了極端。

對于那些創(chuàng)建了過多程序的，有3條建議：

第一，識別出依照法律法規(guī)要求必須具備的程序。

第二，識別必備程序中哪些可以歸并到一起。比如，完全沒必要對糾正活動（CA）和預(yù)防活動（PA）采用兩道程序?？梢园褍傻莱绦蚝喜椤凹m正和預(yù)防”（CAPA）這一道程序。

第三，評估經(jīng)過上述步驟選出的程序。識別哪些將真正簡化組織程序。另外，還需要判斷這些程序是使組織雇員更加輕松了，還是增加了他們的工作量。

02避免法律法規(guī)條款堆砌

法律法規(guī)通常寫得很寬泛。盡管有詳細(xì)的解釋文件，但組織經(jīng)常忽視了對法律法規(guī)的解釋，而簡單地將條款復(fù)制粘貼到自己的工作程序中。在政府監(jiān)管者看來，廠商把程序文件寫成“堆砌法律法規(guī)條文”的樣子，是出于這樣的心態(tài)：“我們不知道自己在做什么，所以打算原封不動復(fù)制粘貼你的要求，這樣你肯定高興。”

很多組織在建立質(zhì)量管理體系時花費(fèi)了大量資源，比如從別的項(xiàng)目調(diào)配人員、雇用咨詢顧問等。也有的組織直接拿來別人的程序文件，僅僅使用文字游戲進(jìn)行了同義詞的替換，就像不想被認(rèn)定為“剽竊”的大學(xué)生如法炮制自己的學(xué)期報告一樣。

程序語言的簡化是實(shí)施一致性的最佳戰(zhàn)略。如果你所在組織的SOP沒有清楚指出如何實(shí)施工作任務(wù)，那就需要重新編寫SOP。SOP無需通過堆砌法律法規(guī)條文來給合作伙伴、管理高層和審核員留下深刻印象，它必須是與法律法規(guī)要求相一致、簡單易懂、一步接一步的程序。

03突破質(zhì)量術(shù)語縮寫困境

實(shí)際上，為應(yīng)對質(zhì)量術(shù)語縮寫的困境，有很多辦法。如，在一份文件中反復(fù)提及術(shù)語全稱。這也許看上去很累，但可以讓任何知識背景的人都能理解。

一個更好的辦法是，為每位員工提供一份包括術(shù)語準(zhǔn)確釋義的縮寫詞備忘單放在他們的辦公桌上，以便隨時查看。這個工作程序固然好，但如果新員工需要頻繁查找某個縮寫的釋義，那么最好簡化一下程序，刪除這個拗口的縮寫。

04文件流轉(zhuǎn)“加速跑”

對于擁有眾多分支的大型組織，使用一套強(qiáng)大的電子文檔管理系統(tǒng)是簡化流程最有效的辦法。工作的所有需求都能在這套操作性很強(qiáng)的系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)——生成審批郵件、監(jiān)控流程關(guān)鍵點(diǎn)、找出差距等。建設(shè)一套電子文檔管理系統(tǒng)雖然非常昂貴，但是，從長遠(yuǎn)看，為了高效、省時，投資這樣的系統(tǒng)無疑是值得的。

然而，即使組織可承擔(dān)巨額投資，盲目投資建電子文檔管理系統(tǒng)同樣不可取。比如，在一個以盡快建立實(shí)施質(zhì)量管理體系為目標(biāo)，且文件審批人員集中在一起辦公的組織，無紙化辦公就不實(shí)用。當(dāng)組織首次建立質(zhì)量管理體系時，并不是越強(qiáng)大、越快、越耀眼的電子系統(tǒng)就越合適。不考慮實(shí)際情況，盲目建立的電子文檔管理系統(tǒng)帶來的麻煩比獲得的增值更多。要根據(jù)組織的規(guī)模、對電子文檔管理系統(tǒng)的預(yù)期來確定。

在急急忙忙建立體系和程序之前，應(yīng)該問一下自己：審核員將怎么看這套體系，他們能理解嗎？審核員要經(jīng)過多少道程序才能驗(yàn)證系統(tǒng)的符合性？如果體系運(yùn)行一年之后失敗了怎么辦？

不急于行動，多問幾個為什么，堅(jiān)持以簡單的方式做事，就能簡化工作程序，創(chuàng)建更好的工作流程。而關(guān)注如上四項(xiàng)基本原則會幫助我們做好搭建質(zhì)量管理體系的第一步。